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LIBRO UNICO DEL LAVORO
Modalità di vidimazione, tenuta e conservazione
Adempimenti generali
Casi particolari
Sanzioni |
Disciplina generale
Modifiche alla normativa giuslavoristica: Decreto legge 25 giugno 2008, n. 112
(convertito in legge 133/2008): “Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la
semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la
perequazione tributaria” (G.U. n. 147 del 25 giugno 2008)
- Con l’art. 39 del decreto in esame (“adempimenti di natura formale nella
gestione dei rapporti di lavoro”) viene compiuta un’importante operazione di
semplificazione degli adempimenti formali a carico dei datori di lavoro privati nella
gestione dei rapporti di lavoro. In primis, viene introdotto il Libro Unico del
Lavoro (LUL), che sostituisce i libri paga, matricola ed i registri d’impresa dei
datori di lavoro agricoli, in relazione alla documentazione che il datore di lavoro è
obbligato a gestire
- La regolamentazione del LUL è avvenuta, successivamente, con D.M. 9 luglio
2008
- Ulteriori istruzioni di carattere operativo sono state fornite dal Ministero del
lavoro con circolare n. 20/08 del 21 agosto 2008 e attraverso un apposito
vademecum diffuso il 5 dicembre 2008
Il Libro Unico del Lavoro in breve
Il LUL è utilizzato, a partire dal 1°gennaio 2009, per la gestione del personale
(subordinato e parasubordinato) ai fini degli obblighi retributivi, contributivi e fiscali
- Rappresenta un riferimento documentale in materia di sicurezza sui luoghi di
lavoro
(è generale il convincimento che la maggiore incidenza degli infortuni riguardi
lavoratori irregolari, occupati senza alcuna osservanza degli obblighi di natura
contributiva e previdenziale)
- Attraverso il LUL viene esercitata, essenzialmente, una funzione “contabile” e di
“controllo storico” dei rapporto di lavoro, evidenziando in particolare: la regolarità
nello sviluppo del rapporto di lavoro, la corretta applicazione dei profili retributivi,
assicurativi, previdenziali, fiscali, di inquadramento contrattuale, di corretto
sviluppo dell’orario di lavoro, dei tempi di riposo, della fruizione di ferie e permessi,
etc.
- Il LUL presuppone un controllo di legalità successivo, più sostanziale che
formale (contestualmente all’introduzione del LUL è stato previsto, infatti, di
“valorizzare” l’importanza delle comunicazioni di assunzione - obbligatorie e
preventive – ai Centri per l’impiego, depenalizzando eventuali violazioni riguardanti
la tenuta del LUL, qualora giudicate formali. Saranno le comunicazioni preventive
di instaurazione del rapporto di lavoro a svolgere una funzione fondamentale ed
immediata ai fini del riscontro dell’effettivo numero di lavoratori presenti in azienda,
avendo in definitiva finalità antielusiva di contrasto al sommerso.
Datori di lavoro obbligati
alla tenuta dell' LUL
Sono obbligati alla tenuta del libro unico i datori di lavoro privati di qualsiasi
settore, compresi i datori di lavoro:
- agricoli (ricordiamo ancora che il D.l. n. 112/2008, abrogando l'articolo 9
quater comma 1 del D.l. n. 510/1996 - convertito con legge n. 608/1996 - fa
decadere per i datori di lavoro agricoli l’obbligo di istituzione e tenuta dei
registri d'impresa);
- dello spettacolo;
- dell'autotrasporto;
- marittimi
Tenuta del LUL
La tenuta del LUL può essere affidata, oltre che al datore di lavoro, anche ai
seguenti soggetti:
- professionisti di cui all'articolo 1 della Legge 12/1979 (consulenti del lavoro,
avvocati, commercialisti, ragionieri);
- centri servizi promossi dalle Associazioni di categoria (CSA, CAF); in questo
caso è necessario che tra le parti sussista un reale vincolo associativo;
- centri elaborazione dati (CED);
- società capogruppo, in presenza di gruppi di impresa;
- consorzi cooperativi
Con nota del 19 gennaio 2009 - prot. 1364 - l'INAIL ha affermato che l'elenco dei
soggetti abilitati ad assolvere agli adempimenti previsti in materia di Libro Unico
del Lavoro è integrato dalle seguenti figure professionali:
- agrotecnici;
- agrotecnici laureati;
- dottori agronomi e dottori forestali;
- periti agrari e periti agrari laureati.
Ovviamente tali professionisti devono essere iscritti nei rispettivi albi o collegi.
Il libro unico deve essere tenuto presso la sede del datore di lavoro (sede legale
oppure sedi operative, qualora presenti) e non, come in passato, nel "luogo in cui
si esegue il lavoro". Non esistono più infatti gli obblighi del recente passato di
tenuta di copie conformi dei libri sui luoghi di lavoro.
- Il punto C.21 del vademecum precisa che può essere tenuto, infatti, anche
presso una sede diversa dalla sede legale. In ogni caso ciò che conta, sotto un
profilo di rispetto sostanziale della normativa, è che il datore di lavoro affidatario
del Libro Unico sia in condizione di poter esibire le scritture e la documentazione
senza poter opporre alcuna eccezione relativa alla sede liberamente prescelta. In
caso di più sedi, il datore di lavoro può trasmettere il Libro Unico presso la sede in
cui è avvenuta l'ispezione, in via telematica, per essere nello stesso luogo
materializzato in forma cartacea.
- L’unicità del LUL, tuttavia, non deve essere interpretata nel senso che un unico
soggetto interessato debba provvedere alla sua tenuta; il Ministero del lavoro ha
infatti chiarito che è possibile tenere la parte presenze separata da quella paghe e
che è possibile tenere sezioni separate del LUL in caso di pluralità di sedi e di
dipendenti appartenenti a diverse categorie. Il Ministero ha inoltre precisato che la
tenuta del libro può essere affidata anche a più consulenti o professionisti abilitati.
Una delle principali novità del provvedimento di istituzione del LUL è, di
conseguenza, che il libro può essere tenuto presso lo studio del professionista
o presso la sede dei CSA
(centri servizi o centri di assistenza delle Associazioni di categoria delle
imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche organizzati in forma
cooperativa, ai sensi e per gli effetti dell'art. 5, comma 1, della legge 11
gennaio 1979, n. 12. Si tratta di un aspetto importante, precisato con
interpretazioni successive al D.l. n. 112/2008 che non sempre aveva ben
chiarito la posizione di questi soggetti.
- I CED restano invece esclusi da questa possibilità (eventualmente possono
essere delegati alla esclusiva elaborazione del LUL; non alla tenuta).
- I professionisti che collaborano con il CED possono comunque essere
autorizzati alla effettiva tenuta “per conto” del CED stesso, potendo peraltro
conservare fisicamente nella sede di quest’ultimo il LUL (ma sulla base di
accordi e procedure interne). In tal caso spetta ai CED comunicare alla
Direzione provinciale del lavoro competente per territorio e all'Ordine
provinciale interessato il nominativo del professionista incaricato (circolare
Ministero del lavoro Prot. 25- segr-0007004 del 2007). Per i CSA il suddetto
adempimento non è previsto.
Tenuta “informatica” del
LUL
Tra le modalità di tenuta previste il D.M. 9 luglio 2008 include anche quella
realizzabile attraverso l’utilizzo di supporti magnetici e sistemi di elaborazione
automatica dei dati (nuovo art. 2215-biis introdotto con D.l. 185/08 convertito nella
legge 2/09) affermando che ogni scrittura (come chiarito dal vademecum da
intendersi come intera scritturazione di paghe e di presenze con obbligo entro il 16
del mese successivo) costituisce documento informatico
- In caso si opti per la gestione informatica non è previsto alcun obbligo di
vidimazione o autorizzazione; soltanto una comunicazione scritta (anche via fax o
email) alla DPL competente per territorio – in ogni caso prima della messa in uso
del LUL – indicando le caratteristiche tecniche del sistema adottato
- Il LUL tenuto su supporti magnetici deve essere documento statico e non
modificabile (ovvero deve garantire in ogni momento la consultabilità,
l’inalterabilità, l’integrità dei dati nonchè la sequenzialità cronologica delle
operazioni); inoltre deve essere sottoscritto con firma digitale
- Secondo le informazioni fornite con il vademecum è necessario apporre al LUL “informatico” una marca temporale (ogni tre mesi, come previsto dall’art. 2215 bis
c.c., applicando negli altri mesi un riferimento temporale e la firma digitale del
datore di lavoro o del consulente delegato; ciò anche per garantire la sequenzialità
cronologica tra i libri unici predisposti nel corso dei diversi mesi
Tenuta, conservazione ed elaborazione del LUL
Emerge una sostanziale differenza tra tenuta, conservazione ed elaborazione. Alcuni
esempi:
-È consentito affidare ad un soggetto abilitato (ad es. un commercialista, il
consulente del lavoro o altri soggetti autorizzati) tenuta, elaborazione e
conservazione del LUL.
- La conservazione del libro avviene, in generale, presso la sede legale
dell’azienda; non più nel “luogo in cui si esegue il lavoro” (come era previsto
dall’abrogato art. 21 del DPR n. 1124/1965).
- L’elaborazione del LUL può essere commissionata dal professionista ad un
consulente terzo (che ne avrà delega); i rapporti tra i due soggetti rientrano nella
sfera dei rapporti professionali
Lavoratori da iscrivere nel LUL
Nel Libro Unico devono essere iscritti (iscrizione che non, presupponendo un
formato predeterminato, consente di stilare anche un semplice elenco):
- i lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi estere, compresi i
lavoratori somministrati e i distaccati (in quest'ultimo caso si tratta di un
adempimento a carico dell'utilizzatore oltre che del somministrante/distaccante;
vanno iscritti solo i dati anagrafici, anche senza la parte relativa alla sezione
retribuzione);
- i collaboratori coordinati e continuativi con o senza progetto. Devono
pertanto intendersi anche i mini co.co.co, gli amministratori, i sindaci (a questi
ultimi il vademecum del Ministero del lavoro ha dedicato alcune precisazioni –
vedasi p. B2.B3);
- gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto,
capitale e lavoro);
- i lavoranti a domicilio (con indicazione delle date e delle ore di consegna e
riconsegna del lavoro; descrizione del lavoro eseguito; specificazione della
quantità e qualità del lavoro eseguito).
L’iscrizione del lavoratore è sinonimo di elaborazione di un cedolino
paga.
I lavoratori subordinati sono da iscrivere anche indipendentemente
dall’effettiva percezione della retribuzione. I lavoratori autonomi sono iscritti nel
mese in cui viene percepito il compenso e nel mese in cui viene effettuato il
conguaglio fiscale. Per i lavoratori “intermittenti” l’iscrizione è necessaria nel
periodo in cui avviene la chiamata da parte del datore di lavoro
Gli amministratori e i sindaci (inquadrati come lavoratori autonomi) vanno
registrati sul libro soltanto nel mese in cui avviene la eventuale percezione di
compensi o rimborsi spese ovvero la effettuazione di conguagli. Non devono
quindi essere iscritti nel libro amministratori e sindaci che non percepiscono
compensi; sono peraltro esclusi da questo obbligo se percepiscono compensi in
qualità di liberi professionisti (p. B2.B3.B4 del vademecum);
- Non essendo il LUL collegato alla posizione assicurativa ovvero alla forma
previdenziale aziendale, rispetto al passato non sono più oggetto di registrazione:
- collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari; coadiuvanti delle imprese
- commerciali; (in generale) soci lavoratori di attività commerciale e di imprese
costituite in forma societaria (vedasi la successiva sezione dedicata ai soci
lavoratori di cooperative);
- Per i co.co.co e gli associati in partecipazione nel LUL vanno rilevate le
assenze delle quali il committente viene a conoscenza e che hanno riflesso su
istituti legali e prestazioni previdenziali (non è necessario, quindi, indicare le
presenze);
- Sono esclusi dall’iscrizione tirocinanti e stagisti.
Lavoratori da iscrivere nel LUL Cooperative di produzione lavoro
In merito alle citate cooperative la circolare ministeriale n. 20/2008 dapprima
evidenzia la non obbligatorietà alla tenuta del libro unico, specificando che non
rientrano tra i soggetti obbligati “le società cooperative di produzione e lavoro ed
ogni altro tipo di società,, anche di fatto, per il lavoro manuale e non manuale dei
rispettivi soci (quando sovrintendono al lavoro altrui) ”; poi, però, specifica le
ipotesi in cui scatta l’obbligo di registrazione, precisando che “le società,, anche
cooperative, sono obbligate a istituire il libro unico per i soci solo nel momento in
cui gli stessi instaurano uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di
collaborazione coordinata e continuativa, nonché per i propri dipendenti,
collaboratori e associati in partecipazione con apporto di lavoro,, alla medesima
stregua della generalità dei datori di lavoro”.
- Occorre precisare come - anche in questo caso - non debbano essere registrati i
soci con tipologie di rapporto diverse da quelle indicate all’articolo 39 comma 1 del
Dl 112/2008 (a mero titolo esemplificativo: i professionisti).
- La risposta B.20 del vademecum chiarisce definitivamente che i soci di
cooperative sono da iscrivere nel Libro Unico qualora abbiano instaurato un
rapporto di lavoro che comporti l'iscrizione nel Libro Unico del Lavoro.
Comunicazione tenuta ed elenco dei
datori di lavoro assistiti
Il Ministero del lavoro, con nota Prot. 25/I/0000102 del 7-1-2009, aveva
ulteriormente prorogato al 30 gennaio 2009 il termine per la comunicazione alla
DPL territorialmente competente, da parte dei datori di lavoro ovvero dei
CSA/professionisti che li assistono, relativamente al LUOGO DI TENUTA (a regime
la comunicazione alla DPL è preventiva; a differenza della comunicazione
all’INAIL delle DELEGHE da parte dei CSA/professionisti - incaricati della
parziale o totale tenuta del LUL – che potrà invece essere effettuata - a regime -
entro 30 giorni)
E’ prevista, pur nella distinzione degli obblighi, una PROCEDURA UNIFICATA per
la comunicazione alla DPL del luogo di tenuta ed all’INAIL dell’elenco dei datori di
lavoro assistiti (deleghe). La procedura potrà essere effettuata accedendo al sistema
informativo INAIL attivo via web dal 12 dicembre 2008. La nota ministeriale precisa
che sono comunque valide le comunicazioni (unificate) già effettuate direttamente
alla DPL territorialmente competente. (sembrerebbe, a titolo di esempio, che il
professionista, in caso di acquisizione di un nuovo cliente che affida allo studio la
tenuta del LUL, debba almeno l giorno prima accedere al sito web dell’INAIL per
effettuare la comunicazione della delega, a beneficio della DPL, e poi avrebbe altri
30 giorni di tempo per fare la comunicazione relativa al luogo di tenuta ed al tipo di
stampa; viene infatti affermato dall’INAIL che i due obblighi restano pur sempre
distinti).
Con nota prot. 2674 del 3 febbraio u.s. data ultima per effettuare le citate
comunicazioni era stata successivamente posticipata al 16 febbraio 2009
Numerazione del LUL Disposizioni INAIL
Con nota Prot. 60010.07/01/2009.0000078 del 7 gennaio 2009 l’INAIL ha fornito
indicazioni in merito al rilascio dell'autorizzazione preventiva dei tracciati del
Libro Unico del Lavoro da parte dell'Istituto.
Con nota Prot.. 60010.07/01/2009.0000137, sempre del 7 gennaio 2009,
l’INAIL ha fornito chiarimenti relativamente a:
Autorizzazione dei tracciati
Ogni singolo tracciato conterrà un proprio specifico numero di autorizzazione
a seconda che sia unitario (paga + presenze; un solo numero di autorizzazione)
o sezionale (un cedolino paga ed un cedolino presenze; un numero di
autorizzazione per ciascun tracciato).
Numerazione dei fogli
Trattandosi di un nuovo sistema che ha preso avvio con le retribuzioni del mese
di gennaio 2009 (termine di stampa: 16 febbraio 2009) è normale rilevare una
numerazione dei fogli del LUL iniziata con il numero 1.
In caso di numerazione Unica
Gli estremi (numero e data) della nuova AUTORIZZAZIONE NAZIONALE
alla NUMERAZIONE UNITARIA devono essere riportati sul cedolino del LUL.
Informazioni contenute nel LUL
Per ciascun lavoratore devono essere indicati:
nome e cognome;
codice fiscale;
qualifica e livello (se ricorrono);
retribuzione base;
anzianità di servizio;
posizioni assicurative;
ore di lavoro
In particolare, per i lavoratori dipendenti:
ore di straordinario;
eventuali assenze dal lavoro, anche se non retribuite;
ferie e riposi
In merito verrà studiata una soluzione informatica. Nel frattempo l'utente finale
provvederà, in fase di stampa, all'inserimento degli estremi stessi sui fogli del
LUL.
Informazioni contenute nel LUL
Il Libro Unico deve contenere tutte le annotazioni relative a dazioni in danaro o in
natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, oltre a:
somme erogate a titolo di rimborso spese *;
trattenute a qualsiasi titolo effettuate (fiscali e previdenziali);
detrazioni fiscali;
assegni per il nucleo familiare;
prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali;
somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario (da
indicarsi specificatamente
* Il tema dell'indicazione dei rimborsi spese è una novità rispetto al sistema precedente. Il
vademecum, a questo proposito, è categorico: vanno sempre indicati, anche se non rilevano
fiscalmente e contributivamente. Non è necessario indicarne analiticamente gli importi (è
sufficiente il totale); questi possono essere contenuti in un documento a parte. Non vanno
riportate somme riconducibili a mera anticipazione di spese sostenute dal dipendente in
nome e per conto della società. Sembra derivare che, tra i rimborsi da riportare, in ogni caso,
sul LUL vi siano prevalentemente quelli non desumibili da documenti intestati alla
società (inoltre, la mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti e non incidenti a
livello contributivo o fiscale potrà non essere sanzionato se è stato osservato l’obbligo di
dettaglio analitico delle attività svolte a riguardo).
Per quanto riguarda rimborsi di indennità chilometriche – se documentati dal datore di lavoro
sulla base di elementi oggettivi – sono ritenuti costi sostenuti dal dipendente o collaboratore
nell’interesse del datore di lavoro; di conseguenza non sarebbe necessaria alcuna
registrazione sul LUL.
Informazioni (opzionali) contenute nel LUL
Il punto B.15 del vademecum chiarisce che è comunque possibile inserire nel
Libro Unico annotazioni non richieste dalla normativa, a tre condizioni:
a) che non si perda l'intelligibilità complessiva del Libro Unico;
b) che tale inserimento non sostituisca altri obblighi di tenuta o documentazione
(es. elenchi riepilogativi mensili) ma rimanga unicamente uno strumento interno
aziendale;
c) che si conservi la numerazione di ogni foglio, anche se inserito
facoltativamente, senza soluzione di continuità.
il vademecum affronta anche il tema delle annotazioni sul libro unico a seguito
di verbali ispettivi (p. A.21). Per il Ministero vanno fatte solo se espressamente
richiesto nel verbale, con numerazione sequenziale temporalmente successiva al
verbale, senza alcuna possibilità di annotazione a posteriori sui dati già elaborati e
stampati.
con la medesima filosofia si deve operare in caso di correzioni delle presenze o
dei dati retributivi (p. A.24) che devono essere effettuate come annotazioni
relative al relativo prospetto del libro unico, elaborato nel mese in cui viene
effettuata la correzione.
il vademecum ha chiarito che – per rispondere alle esigenze dei datori di lavoro– il LUL può essere anche organizzato come “registro a più sezioni”, con la
possibilità di essere strutturato in “cartelle” dedicate a particolari categorie di
lavoratori (per esempio dirigenti, quadri, operai)
Alcune particolarità
Lavoratore che non percepisce alcuna retribuzione o compenso o non svolga la propria
prestazione lavorativa (ad es. lavoratore intermittente nei periodi di stand by): la
registrazione sul LUL deve avvenire solo in occasione della prima ammissione al lavoro e,
successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore svolge l'attività lavorativa o
percepisce compensi o somme, nonché al termine del rapporto medesimo. Ricordiamo che,
in passato, per i lavoratori assenti senza retribuzione (ad esempio per aspettativa politica o
sindacale) ogni mese doveva essere comunque compilata una busta paga “a zero” e indicata
l'assenza nel segna ore.
Lavoro a chiamata con obbligo di risposta: il libro unico deve essere compilato in quanto il
lavoratore percepisce comunque una “indennità di disponibilità”.
Collaboratori coordinati e continuativi e associati in partecipazione: vanno esclusi dalle
registrazioni nel libro unico del lavoro tutti quei soggetti che svolgano attività in forma
professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo esemplificativo:
- agenti e rappresentanti individuali che svolgono l'attività in forma di impresa;
- amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei
redditi di natura professionale;
- associati in partecipazione, che svolgano tale attività in forma imprenditoriale o quale parte
della propria attività di impresa o lavoro autonomo.
Ribadiamo che, per i collaboratori e gli associati in partecipazione, non va tenuta la
registrazione delle presenze, ma solamente una annotazione libera, sul cedolino, delle
assenze di cui il committente o l'associante sia a conoscenza, in quanto le stesse incidano
direttamente sull'obbligo di astensione dal lavoro (es.infortunio o maternità). Esemplificando:
sul cedolino del collaboratore sarà annotato "infortunio dal ... al ..." (p. A.7).
Lavoratori in regime di somministrazione: l'utilizzatore dovrà limitarsi ad
annotare i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale,
qualifica e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione). Il
somministratore dovrà procedere alle annotazioni integrali anche con riferimento
al calendario delle presenze e ai dati retributivi.
Datori di lavoro agricoli che, assumendo lavoratori per un numero di giornate
non superiori a 270 in ragione di anno, adottavano il registro d'impresa
semplificato: sono esonerati dal documentare la registrazione delle presenze nel
libro unico del lavoro (p. C.18).
Lavoro a domicilio: devono essere riportati, con riferimento a ciascun
lavoratore a domicilio, anche i seguenti dati:
1) le date e le ore di consegna del lavoro;
2) le date e le ore di riconsegna del lavoro;
3) la descrizione del lavoro eseguito;
4) la specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito
Il punto C.19 del vademecum fornisce indicazioni sulla data di riconsegna che,
come in passato con riferimento all'abrogato libretto di controllo, deve essere
quella "prevista" anche se differente da quella "effettiva", derivando il periodo
eventualmente più lungo da esigenze organizzative del datore di lavoro estranee
ai tempi di lavoro
Alcune particolarità
la “sezione presenze”
Il LUL deve contenere una sezione con il calendario delle presenze (con informazioni intellegibili mediante
apposita legenda), da cui risulti, per i lavoratori dipendenti e su base giornaliera:
il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato;
l'indicazione delle ore di straordinario;
le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
le ferie;
i riposi
Nella ipotesi in cui al lavoratore sia corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi
superiori è annotata solo la giornata di presenza al lavoro: è offerta, perciò, una possibilità in precedenza
utilizzabile solo per i dirigenti. Anche in questo caso vanno però annotate le assenze e, anche se non
esplicitato dalla circolare, gli straordinari.
Il punto B.22 del vademecum, infatti, risponde alla domanda se per i lavoratori retribuiti in misura fissa o a
giornata intera è necessario registrare analiticamente le ore di lavoro quando risultino essere sempre le
stesse (ad es. possono rientrare in questa casistica i braccianti e gli operai agricoli fissi – OTI)
La risposta ministeriale è negativa: l'attuale normativa è identica a quella contenuta nell'abrogato articolo 20
comma 2 del DPR 1124/1965. I soggetti per i quali non si devono registrare analiticamente le ore di lavoro
sono ...quei lavoratori che non sono assoggettati ai limiti orari di cui al D.Lgs 66/2003: personale con
mansioni direttive, capi reparto, dirigenti, quadri, e simili. Per questi lavoratori, si potrà registrare dunque solo
l'orario contrattuale più le eventuali assenze, ovvero indicare solo la "P" di presenza più le assenze.
Vanno
invece registrate analiticamente le ore di lavoro dei lavoratori "standard", cioè di quelli comunque soggetti alla
normativa in materia di orario di lavoro, pure sé retribuiti con retribuzione mensile anziché oraria. Per i
lavoratori retribuiti in maniera fissa la presenza puo’ essere rilevata con lettera “P”: il Ministero sostiene che la
lettera “P” puo’ essere utilizzata solo per registrare le presenze dei lavoratori esclusi dal campo di
applicazione dell’orario di lavoro (dirigenti, quadri con mansioni direttive, etc); per tutti gli altri si deve inserire
il numero di ore di lavoro (8 per l’intera giornata).
Ricordiamo che le assenze devono essere indicate anche per i collaboratori autonomi iscritti
sul libro unico del lavoro, con riguardo alle assenze che hanno riflesso su istituti legali o
prestazioni previdenziali (si pensi ad esempio alle malattie per i collaboratori).
Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere
effettuata utilizzando una causale precisamente identificata ed univoca
Eventuali codici supplementari possono essere anche contenuti in una legenda a parte, ma le
sigle devono essere immediatamente disponibili al momento della esibizione del libro unico (p.
A.27).
Le assenze vanno specificate in ogni caso sul LUL: non è sufficiente registrare la sola
assenza o le ore parzialmente lavorate, ma è anche necessario indicare la casistica
dell'assenza giornaliera (ferie o malattia) o oraria (permesso o Rol) (p. A.20)
Alcune particolarità Cooperative sociali
Né il decreto né la a circolare ministeriale affrontano la questione dei soci
volontari di cooperative sociali che, ai sensi dell’art. 1, comma 3, della
legge n. 381/91 sono assoggettati all’assicurazione INAIL ed alle relative
disposizioni di cui al T.U. 1124/65; in mancanza di indicazioni si ritiene che,
in quanto registrati in precedenza sul libro presenze, dovrebbero per
analogia essere indicati sul LUL, compilando la sezione relativa al
calendario delle presenze, con annotazione della presenza nei giorni in cui è stata prestata attività di volontariato.
Ulteriori annotazioni
la modalità di tenuta
A ciascun foglio del libro, in fase di stampa, deve essere assegnata una numerazione
sequenziale (eventualmente distinta tra sezione presenze e sezione retribuzione; oppure
distinta a seconda del personale diversamente impiegato, ad es. operai e impiegati);
I fogli deteriorati o annullati devono essere conservati;
La tenuta e la conservazione del libro unico può essere effettuata esclusivamente mediante
uno dei sistemi di seguito elencati, non è di conseguenza possibile una compilazione manuale,
anche parziale (p. A.22):
a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con
NUMERAZIONE di ogni pagina e VIDIMAZIONE PREVENTIVA presso l'INAIL; in alternativa
con numerazione e vidimazione effettuata dai soggetti appositamente autorizzati dall’INAIL;
b) a stampa laser (modalità più diffusa), con AUTORIZZAZIONE PREVENTIVA, da parte
dell'INAIL, alla stampa e generazione della NUMERAZIONE automatica; i professionisti ed i
centri servizi titolati alla tenuta del LUL sono autorizzati dall’INAIL alla numerazione unica per
tutti gli assistiti;
c) su supporti magnetici, per i quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e
sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate. L'adozione di questo sistema non è
soggetta a obblighi di vidimazione ed autorizzazione. E' tuttavia necessaria una
COMUNICAZIONE SCRITTA, anche a mezzo fax o e-mail, alla DPL competente per territorio,
prima della messa in uso del libro, specificando in dettaglio le caratteristiche tecniche del
sistema adottato. Eventualmente il consulente del lavoro o altro professionista abilitato per la
tenuta del libro unico potranno essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unica
dei documenti, purchè in possesso di delega scritta da parte dei datori di lavoro assistiti ed a
condizione di trasmettere all’INAIL l’elenco delle aziende assistite e le relative variazioni.
L’Istituto indicato per VIDIMAZIONI ed AUTORIZZAZIONI è solo l’INAIL (D.M. 9-7-2008, art.
1) anche per i soggetti che non hanno una posizione assicurativa diretta presso tale Istituto (ad
esempio le imprese agricole). In particolare, la vidimazione verrà registrata con riferimento al "Codice Cliente" e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT) e sarà svolta
esclusivamente con le modalità proprie della stampa laser ovvero della vidimazione su fogli
mobili a ciclo continuo;
In caso di tenuta su supporto magnetico dovrà essere applicata una marca temporale
all'intera scritturazione di paghe e presenze scadenti il 16 del mese successivo, con riferimento
al blocco completo della scrittura e non a ciascuna scrittura singola;
Dovrà inoltre essere apposta firma digitale, a cura del datore di lavoro o tenutario, secondo
l'organizzazione interna del tenutario e sotto la sua diretta responsabilità. Resta ferma la
possibilità, per le società di software, di procedere direttamente alla acquisizione di una firma
digitale da cedere in uso ai propri clienti (aziende, professionisti o associazioni di categoria);
Nell’ottica della semplificazione degli adempimenti, è possibile una tenuta da parte di soggetti
diversi. Ad es. per la elaborazione dei DATI RETRIBUTIVI e di quelli relativi al CALENDARIO
DELLE PRESENZE; la "unicità" del Libro Unico, in questo caso, è assicurata dalla gestione
integrata dei dati, vale a dire dalla piena corrispondenza fra le presenze registrate ed i dati
retributivi elaborati separatamente.
Con particolare riferimento alla tenuta su supporto magnetico deve comunque essere
garantita in ogni momento la consultabilità, la inalterabilità e la integrità dei dati e la
sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite;
“Con specifico riferimento alla modalità di tenuta su supporti magnetici, va precisato,
ulteriormente, che i documenti informatici che compongono il libro unico del lavoro devono
avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi, al fine di garantire
l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e
della sottoscrizione elettronica. Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui
sia garantita la legittimità nel tempo, purché rimanga sempre assicurato l'ordine cronologico e
non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Inoltre, devono essere consentite
le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici in relazione al
cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data a alle associazioni logiche di tali
dati. Il libro unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su
supporto cartaceo o informatico (formato "pdf"), in caso di verifiche, controlli o ispezioni. Quale
che sia il sistema di tenuta adottato, resta fermo l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a
ciascun foglio che compone il libro unico del lavoro una numerazione sequenziale, conservando
eventuali fogli deteriorati o annullati. Si ricava, altresì, dalla norma l'impossibilità di istituire
sezioni distinte del libro unico del lavoro, il quale dovrà essere costituito da un documento
unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione. Peraltro,deve ritenersi corretta, e quindi non sanzionabile, all'interno del libro unico del lavoro
regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze,
mantenendo ovviamente una numerazione sequenziale. In ottica semplificatrice, i dati del
calendario delle presenze potranno essere esposti sul libro unico del lavoro anche con modalità
analoghe a quelle in atto con riferimento alla sezione presenze dell'abrogato libro paga,
secondo l'organizzazione della singola azienda o del soggetto cui è affidata la elaborazione e la
tenuta del libro stesso, ferma restando l'unicità documentale del libro unico del lavoro (sulla
tenuta plurima si veda la successiva sezione)” (Circ. Min. n°20/2008)
Termini di compilazione e
differimento delle registrazioni
Le registrazioni obbligatorie devono essere effettuate "per ciascun mese di
riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo". Come indicato nella circolare
20/2008, lo scopo della norma è ravvisato nel tentativo di uniformare i termini per le
registrazioni sul libro unico con i termini vigenti per l’effettuazione dei versamenti
contributivi;
La registrazione dei dati variabili delle retribuzioni (straordinari etc.) può
avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò
sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro. Riteniamo che si tratti
dell'indicazione che tali dati saranno indicati nel mese successivo. Il posticipo riguarda
in linea generale solo i dati retributivi * mentre le presenze devono comunque essere
indicate entro il 16 del mese successivo (prima dell’introduzione del LUL entro il
giorno successivo);
In via generale, e salvo quanto già disposto dalla circ. Inps n. 117 del 7 dicembre
2005, non è possibile registrare completamente nel Libro Unico del mese successivo
le retribuzioni del personale assunto nel mese precedente, senza poter disporre
di una effettiva elaborazione nel mese di competenza, tranne che nel periodo finale
del mese di assunzione non sia stata riconosciuta alcuna retribuzione; in tal caso
infatti sarà sufficiente la sola annotazione "anagrafica" relativa al soggetto
neoassunto, rimandando al mese successivo per i dati retributivi.
E’ eliminato l’obbligo di riepilogo mensile delle retribuzioni tuttavia Ai datori di lavoro che
impiegano oltre 10 lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro può essere richiesto dagli
organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, l'esibizione di elenchi riepilogativi
mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di
lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche
suddivisi per sede; gli ispettori possono richiedere i riepiloghi per i cinque anni che precedono
l'inizio dell'accertamento verificando però la materiale possibilità di adempiere. L'omessa
esibizione dei suddetti elenchi riepilogativi mensili non è comunque soggetta a sanzione
pecuniaria amministrativa.
* (nota riferita alla slide precedente). E’ il caso dei componenti retributivi “sfasati” o “sfalsati” con
valorizzazione per intero degli elementi variabili della retribuzione al secondo mese successivo.
E’ possibile, tuttavia, optare per un calendario “sfasato totale” con dati variabili e presenze
entrambi posticipati. Il “Forum Lavoro 2009” ha chiarito che l’indicazione “calendario sfasato” può
essere ritenuta sufficiente per garantire l’intelleggibilità del LUL dato che lo sfasamento
presuppone unicamente di riportare il calendario presenze - antecedenti di due mesi - con i
relativi elementi variabili della retribuzione. La possibilità di sfasare le presenze non è consentita
se il LUL è gestito da soggetti diversi (ad es. il consulente si occupa di gestire la sez. retribuzioni
ed il datore di lavoro quella presenze). Come chiarito dal vademecum (risposta 29, sez. A)
possono essere oggetto di elaborazione differita – oltre ai dati retributivi variabili già
individuati dall’INPS – tutte le informazioni che in generale non attengono alla normale
retribuzione individuata sulla base dell’orario normale di lavoro di ciascun dipendente e che
quindi necessitano di una rilevazione di calendario (come le assenze – retribuite o meno -
oppure lo straordinario) ovvero procedurale (ad. es. i rimborsi spese o le dazioni in natura)
Modalità di esibizione e
obbligo di conservazione
Libro tenuto dal datore di lavoro: se si tratta di sede stabile di lavoro l'esibizione
del libro unico deve essere tempestiva, anche a mezzo fax o posta elettronica;
Libro tenuto da consulenti del lavoro, altri professionisti abilitati o Csa:
l'esibizione deve avvenire non oltre 15 i giorni dalla richiesta espressamente
formulata a verbale dagli organi di vigilanza;
Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata
di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione o dalla messa in uso e di
custodirlo nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali;
L'obbligo di conservazione per 5 anni vale anche per i libri obbligatori in materia
di lavoro dismessi in seguito all'entrata in vigore della semplificazione di cui
all'articolo 39 del Dl 112/2008 e del DM 9 luglio 2008. In precedenza il limite era di
10 anni (p. C.13).
Le sanzioni
La circolare ministeriale n. 20/2008 esplicita, opportunamente, che il libro unico non è strumento di contrasto al lavoro sommerso. Tale funzione è ora assolta dalla
comunicazione preventiva.
Per questo motivo le sanzioni previste risultano meno “pesanti” rispetto al passato. Il
Dl 112/2008 prevede la non punibilità del datore di lavoro per gli errori di carattere
meramente materiale e formale e per le omesse registrazioni che non incidono sui
trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali. Oggetto di sanzione sono unicamente le
omesse e le infedeli registrazioni che direttamente comportano un disvalore ai
fini retributivi, previdenziali (contributivi e assicurativi) o fiscali relativamente al
singolo rapporto di lavoro, ovvero un occultamento ai fini legali si tratta di due
distinte ipotesi di violazione: una di tipo omissivo (i dati non sono stati registrati), una
di tipo commissivo (i dati sono registrati in modo non corrispondente al vero).
Viene inoltre precisato che non rientrano fra le condotte punibili i casi in cui il datore
di lavoro non abbia provveduto ad aggiornare i dati retributivi nel mese di decorrenza
o di riferimento per:
incertezze interpretative su modifiche legislative, amministrative o contrattuali;
ritardi nella diffusione del testo di un rinnovo contrattuale;
la difficoltà di individuare correttamente la natura delle prestazioni di lavoro rese
(ad es. con riguardo agli straordinari giornalieri e settimanali)
“Maxisanzione” contro il
sommerso
Con l'introduzione del libro unico del lavoro ... e con l'abrogazione del libro matricola e
dell'obbligo di iscrizione preventiva, prima della immissione al lavoro, dei lavoratori
occupati nei documenti di lavoro, il personale ispettivo dovrà fondare l'accertamento della
sussistenza di un impiego lavorativo in nero esclusivamente sulla effettuazione della
comunicazione obbligatoria (al centro per l’impiego) di instaurazione del rapporto di lavoro
di cui all'articolo 1, comma 1180, della legge n. 296 del 2006.
Gli ispettori del lavoro, all'atto dell'accesso nel luogo di lavoro, predisporranno un "verbale
di primo accesso ispettivo", attraverso il quale dovranno:
- identificare esattamente, anche mediante documento di identità, i lavoratori;
- indicare con precisione e in modo dettagliato le specifiche mansioni, operazioni ed attività
svolte dai lavoratori, così come accertate dai verbalizzanti;
- dare conto accuratamente di eventuali modalità particolari di tenuta o di abbigliamento e
dell'uso di attrezzature o macchinari.
Durante lo stesso accesso dovrà pertanto essere verificata l'avvenuta
comunicazione obbligatoria preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro.
Qualora i lavoratori risultino occupati in assenza di comunicazione preventiva e non vi sia
alcuna scritturazione nel libro del lavoro (o negli altri libri obbligatori nella fase transitoria), né
sia possibile rilevare da altri adempimenti obbligatori precedentemente assolti la
volontà di non occultare i rapporti di lavoro, anche se differentemente qualificati rispetto
agli esiti delle attività di indagine espletata, si procederà alla contestazione della
maxisanzione per il sommerso e, sussistendone le condizioni (articolo 14, comma 1, del
D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, come modificato dal Dl 25 giugno 2008, n. 112), alla
sospensione delle attività d'impresa.
“DIFFIDA ACCERTATIVA” ALLE COOPERATIVE CHE APPLICANO AI PROPRI
SOCI RETRIBUZIONI INFERIORI AI MINIMI CONTRATTUALI
Si ricorda che l’istituto della diffida accertativa dei crediti patrimoniali è disciplinato dall’articolo 12, D. Lgs. n. 124/2004che consente al personale ispettivo delle DPL di “diffidare”, in sede di indagine ispettiva, il datore di lavoro a
corrispondere al lavoratore le somme che risultino accertate quali crediti retributivi derivanti dalla corretta
applicazione dei contratti collettivi e individuali di lavoro stipulati dalla organizzazioni sindacali
comparativamente più rappresentative, nei limiti della loro efficacia soggettiva, in applicazione di quanto previsto
dall’art. 7, comma 1, lett. b) del D. Lgs. n. 124/2004. Ciò sulla base della valutazione delle circostanze del caso
concreto, secondo un prudente apprezzamento dei risultati dell’indagine e degli elementi obiettivi acquisiti.
L’articolo articolo 1 comma I°del D.L. 338/89 (integrato dalla legge 549/95) stabilisce che la retribuzione base per calcolare i
contributi previdenziali ed assistenziali non può essere inferiore all’importo delle retribuzioni previsto da leggi,
regolamenti e contratti collettivi stipulati dalle organizzazioni sindacali di datori di lavoro e lavoratori
comparativamente più rappresentative nella categoria
L’art. 7, comma 4, del Dl n. 248/2007 ("decreto milleproroghe"), convertito in legge n. 31/2008, impone un'integrazione
salariale ex lege a quei trattamenti economici che si discostino dai minimi contrattuali previsti dai contratti collettivi
stipulati dalle OOSS comparativamente più rappresentative sul piano nazionale nella categoria. La norma citata
stabilisce infatti che "fino alla completa attuazione della normativa in materia di socio lavoratore di società cooperative,
in presenza di una pluralità di contratti collettivi della medesima categoria, le società cooperative che svolgono attività
ricomprese nell'ambito di applicazione di quei contratti di categoria applicano ai propri soci lavoratori, ai sensi dell'art. 3,
comma 1, della legge 3 aprile 2001, n. 142, i trattamenti economici complessivi non inferiori a quelli dettati dai contratti
collettivi stipulati dalle organizzazioni datoriali e sindacali comparativamente più rappresentative a livello nazionale nella
categoria“. Infatti, il comma 1 dell'articolo 12, D. Lgs. n. 124 cit. stabilisce che "Qualora nell'ambito dell'attività di
vigilanza emergano inosservanze alla disciplina contrattuale da cui scaturiscono crediti patrimoniali in favore dei
prestatori di lavoro, il personale ispettivo delle Direzioni del lavoro diffida il datore di lavoro a corrispondere gli
importi risultanti dagli accertamenti". Dal canto suo, la circolare ministeriale n. 24/2004 precisa che "l'organo di
vigilanza potrà procedere a diffidare il datore di lavoro quando avrà acquisito elementi obiettivi, certi e idonei a
determinare il calcolo delle spettanze patrimoniali del lavoratore“.
Nel caso specifico è bene ricordare che Confcooperative è sempre stata favorevole alla norma introdotta
dalla Legge 248/2007 che dovrebbe costituire un elemento di CONTRASTO ALLA COOPERAZIONE
IRREGOLARE. Il parere ministeriale è da considerare senz'altro positivo in quanto rende più stringente
la normativa.
Spunti di carattere operativo
Controlli inerenti le retribuzioni corrisposte
(in ipotesi di attività lavorativa svolta da soci)
Si ribadisce, pertanto, che il giudizio finale del revisore dovrà necessariamente
tener conto anche dei risultati derivanti da una verifica di congruità in
relazione alle retribuzioni corrisposte dalla cooperativa, rispetto al CCNL
applicato dalla medesima.
Qualora il revisore riscontri che, da parte della cooperativa, è applicato un CCNL
diverso da quelli previsti per il settore di appartenenza e che, di conseguenza,
produca scostamenti “in pejus” dai minimi contrattuali di categoria, si presume che il
Revisore provveda – opportunamente – ad “invitare” gli amministratori alla
applicazione del corretto CCNL, con il preciso obiettivo di dare piena attuazione agli
istituti contrattualmente previsti per la tipologia lavorativa effettivamente svolta.
Appalti pubblici
e privati
Responsabilità solidale dell’appaltante per tutti i danni per i quali il lavoratore dipendente
dell’appaltatore o del subappaltatore non risulti indennizzato dall’istituto assicuratore: l’azienda
appaltante deve verificare l’adeguatezza tecnica dell’appaltatore e la regolarità negli
obblighi collegati al personale
Dopo l’abrogazione dell’art. 35 del DL 223/20006 (legge 248/2006) e del DM 25 febbraio
2008, sulle procedure obbligatorie per evitare la responsabilità solidale tra committente ed
appaltatore e tra quest’ultimo ed il subappaltatore , il committente – per salvaguardarsi da
eventuale responsabilità solidale – non potrà far altro che intervenire anche in corso d’opera
(art. 14 del DL 81/2008) per la verifica diretta dell’adempimento degli obblighi anche in
materia di tutela economica e previdenziale connessa agli appalti
Il coinvolgimento del committente in materia di sicurezza viene espletato mediante la
produzione di “scritture od altra documentazione obbligatoria” (quindi anche del LUL). Tra gli
obblighi del committente (art. 90 del testo unico) rientra la verifica dell’idoneità “tecnicoprofessionale”
dell’impresa affidataria, delle imprese esecutrici e dei lavoratori autonomi
in relazione alle funzioni o ai lavori da affidare
Le imprese appaltatrici dovranno esibire al committente almeno l’elenco dei lavoratori
risultanti da libro matricola (ora LUL), piuttosto che il riscontro delle tessere di
riconoscimento o il riscontro del pagamento dei contributi e delle ritenute fiscali
Il committente ha un interesse diretto alla verifica di idoneità dei requisiti di natura “tecnico-professionale”.
L’art. 14 del TU stabilisce che, per garantire la tutela e la salute dei lavoratori, nonché contrastare il
fenomeno del lavoro sommerso o irregolare, gli ispettori del lavoro possono adottare provvedimenti di
sospensione di un’attività imprenditoriale (contratto di appalto, d’opera o di servizio ancora in corso) qualora
riscontrino l’impiego di personale non risultante dalle scritture o da altra documentazione obbligatoria , in
misura pari o superiore al 20% del totale dei lavoratori presenti sul luogo di lavoro. La sospensione puo’
essere revocata dall’ispettore a seguito alla regolarizzazione dei lavoratori e al pagamento di una sanzione
aggiuntiva.
Tuttavia la sostituzione del libro paga o matricola con il LUL non consente la tempestiva verifica della
regolarità visto che le scritturazioni devono essere riportate entro il 16 del mese successivo a quello di
competenza (art. 39, comma 3 del Dl 112/2008)
In ogni caso il riferimento “ad altra documentazione obbligatoria” riguarda essenzialmente la comunicazione
di assunzione che il datore di lavoro-appaltatore (art. 1 comma 1180 della legge 296/2006) deve effettuare al
centro per l’impiego entro il giorno antecedente a quello di instaurazione del rapporto di lavoro. Si tratta di un
documento che il committente potrà assumere come base di raffronto con le tessere individuali indossate
obbligatoriamente dai lavoratori delle imprese appaltatrici (art. 26, comma 8 del Dl 81/2008)
Eventuali irregolarità riscontrate dal committente potranno costituire valido motivo per contestare
all’appaltatore inadempimento contrattuale secondo l’art. 1453 e sgg. c.c.
Nell’ipotesi di mancata comunicazione preventiva di assunzione il datore può dimostrare la propria
volontà di non occultare il rapporto di lavoro anche attraverso l’esistenza di altre registrazioni o
documenti: la consegna del contratto di assunzione, la rilevazione delle presenze, l’invio dell’Emens
mensile o del DM10
Recente interpello n.. 32//2009 del
Ministero del lavoro (25 marzo 2009)
Qualora, in ambito aziendale, sia reperibile la documentazione dalla quale
risultino le ore di lavoro svolte dai lavoratori, è possibile indicare la “P” di presenza
nel Libro unico in luogo delle ore effettivamente svolte ed indipendentemente dal
fatto che essi siano esclusi dalla disciplina dell’orario di lavoro (ferma restando,
comunque, l’indicazione delle ore di straordinario)
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